GTD经验分享：一个产品负责人的效率工作流
人人都是产品经理 · 32分钟前
编者按：本文来自人人都是产品经理，作者 产品在思考 ，ZIZ世界经授权发布。
你有没有遇到过这种情况？
要做什么都是靠大脑来记忆，有空余的时间准备做事情的时候，有好多件事围在脑子里转：比如今天大概有3件事必须做完、这周要写一份报告相关数据还没拉、突然插进来的任务还没做完、信用卡账单后天到期别忘了还款、净水器的滤芯好像用很久该换了、还有一个月XX过生日要给XX要买礼物、XX学习相关知识有个教程还没看完、待阅读的文章还没看等等等。工作、生活、家庭、相关重要时间节点，这些都纠缠在一起。每天睡觉前总是有焦虑感，感觉还有事情没有做完。
如果你也有这样的困扰，或者已经知道GTD但还苦于如何运用，这篇文章希望可以给你一些启发。
我的解决方法
GTD，Getting Things Done，是一套协助完成任务的方法论，核心点是收集、整理、组织、回顾、执行。具体怎么做我稍后再说。
GTD在我上大学的时候就已经了解并开始关注，当时我虽然尝试了，但那时候事情不多，没有必要花时间来维护这个系统。
在生活变得复杂之后，我又捡起了GTD，开始认真的重新学习相关知识和寻找工具，我希望达成的目的有两个：
在当下的此时、此地，我只做现在需要做的事，现在无需做或者做不了的都不去考虑；
希望度过卓有成效的一天，每天处理完今日要解决的事情，晚上睡觉前毫不悔恨、心怀满足。
达成效果
使用GTD四五年后，通过GTD方法和工具Omnifocus，我也算初步实现了这三点的目标：
有截止日期的重要的事情在需要做的时间再提醒我，不担心会忘记从而造成问题，例如信用卡未及时还款而造成逾期，影响个人信用记录；
到公司只考虑在公司能完成的事情，到家只考虑在家能完成的事情，不需要把暂时无法完成的事情放在心里，加深自己的焦虑；
对于未来要实现的，已经拆解到了每天的任务中，每天做完就可以一步步走到目标。
心中不记事，未来不操心，一切只要把握现在，完成现在的事情，这就是GTD对于我的意义。
GTD是什么
GTD就是Getting Things Done，把事情完成。核心是收集、整理、组织、回顾、执行，这些介绍的文章网上随便搜搜都是一大把，在这我就按我自己的理解简单说下。
GTD是什么？
收集就是把在心里许多各种操心、要解决的事情全部写下来，让心里彻底清空。包括你必须做的（如工作要交的报告、具体的工作）、想去做的（如徒步、蹦极）、想去学的（如深度学习、跳舞）、想去实现的目标（如减肥、财务自由）等等。
整理是审视这些事情的重要紧急程度和复杂程度，做出立刻做、委托别人做、延期之后做、分拆到某天做、舍弃不做的决定。
组织是把委托、延期、分拆后的事项进一步处理，做好分类，设定好开始、截止时间，这样可以在特定的地点和时间告诉你该做什么。
在Omnifocus中，主要是通过项目标签分类、设置开始、截止时间：
我把Omnifocus中的项目用作事项分类，标签用作情境分类，然后通过Omnifocus特有的透视功能，通过条件筛选形成我自定的视图office-today、work track等；这样到公司，点击office-today就会筛选出来今天在公司我需要做的事。点击work track，就可以看到今天我委托其他人做的事情。
推迟至就是把不需要立刻做的事情推迟到需要开始做的日期才展示；
截止是必须要在这个日期完成，当快到期的时候会有显著的提醒。
GTD-组织
回顾是我在大学放弃的原因，就是每天、每周要固定花时间去校准任务信息。现在花这点时间，却可以帮我解决很多问题，那无疑这个时间的性价比就很高了，所以我也乐意去做这件事。
要校准哪些信息呢？主要是看看没完成的这些任务还要不要做，要不要延迟，要不要继续拆解。让这些任务的信息保持有效，才能保证后续这些任务可以被安排并执行。
执行，最重要的一点！在这步前面那些只是前期的准备，很多GTD失败的情况就是只热衷于前面的那几步，而忽略这个最重要的一步，GTD如果没有这步，前面的没有一点意义，只是在浪费时间而已。
我的GTD工作流
我拿我的工作流程说明下我在工作中是如何使用GTD的，有兴趣的可以借鉴一下。
每周的开始
我的每周开始是从前一个周日晚上开始，在这个晚上我会做3件事：
每周的开始
（1）回顾本周工作有哪些没来得及完成，考虑如何安排
没完成的一般都是不紧急的事情，或者是推进进展不佳的任务。对于这些任务，要么提高优先级下周早点完成；要么就是任务太大没法做完，要拆解的再细致些；要么就是其实没有那么重要，要果断舍弃。
（2）把下周需要完成的事、可以做的事安排到具体日期里
先在日历中，查看下周的日程安排，在日历中找到属于自己可支配的时间。因为在工作中，我会有沟通、会议、面试等已经被确认的工作，也要去掉吃饭、锻炼、通勤、休息的时间，剩下的才是真正属于我自己的时间。我要在这些时间里，去分配要做的工作。
每周开始-日历
我会使用Omnifocus中的预测功能，查看下一周每天截止的工作和被安排到那天的工作，使用番茄个数（1个番茄25分钟）来评估工作时间，一般安排3～5个番茄，最多不要超过8个。
每周开始-下周工作
原来我学别人的一些经验，日历和GTD工具是有明显的界限的，日历只放有明确开始结束时间的事项，比如会议，方便安排会议的时候不要打架。在没有被安排的时间里面，我会打开GTD工具，根据里面任务的优先级，在这一天里面见缝插针的完成任务。
但是这样会有两个问题：
一个是排定的工作列表无法全部完成，因为总会有各种各样的事情打扰，每天看着被安排却无法完成的任务就会很焦虑。
二是见缝插针的工作方式，不适合需要需要分析思考撰写的工作，每次被打断后有可能思路就不连续，或者再次进入状态要比较长的时间。
所以我后面改为，把任务分配到每天后，我会在日历中给到这个任务分配相应的时间。这样我就能保证在这个时间点，我要完成的工作。
考虑到产品工作沟通的特殊性，我在日历上安排时间时，一般会安排一个小时的时间给一个番茄，这样如果中途有事，可以及时处理，同时可以保证番茄的可完成。如果没有打扰，那就在一个番茄后，继续进入下一个番茄，如果可以尽早完成当日工作，就有时间去做其他的事情。
在安排下一整周的工作内容时，因为时间过长，所以并不是太细致。但是对于下周一的工作内容是可以具体安排，这也是下面所说的当天晚上安排次日的工作。
工作日流程
过了周日，就到了全新的一周，在这一周的每个工作日里，我一般是通过下面几个手段来保证任务的完成。
工作日流程
（1）按照番茄工作法，消化解决安排到今天要做的事
在早上到达办公室后，我会按照日历中的安排开始当天的工作，在规定的时间内尽可能完成既定的工作内容。
我采用的是番茄工作法，一个任务给到25分钟聚焦去解决一个问题，达到规定的产出，之后休息5分钟，继续下一个25分钟番茄任务。如果在番茄任务计时中，被打断去开会、去做其他的事情，那这个番茄任务就舍弃掉，不能继续计时，也不能算完成一个番茄。等到你任务重新开始的时候，开始一个新的番茄任务。
番茄工作法会遇到的一些问题：
给任务所设的番茄数过少？这种情况下，继续加番茄完成任务，完成后记录一下实际真实番茄数，后续评估的时候就有经验了。比如GTD分享的准备，我开始设定了2个番茄，但实际花了差不多5个番茄。后续我再做分享，我就知道要给到多少的工作量。
什么样的打断要舍弃一个番茄，重新开始计时？这个打断不是眼睛瞄瞄其他网页就算的，应该是打断了思路的程度，思路停止了1分钟以上的可以算是打断，应该要重新开始番茄。
要能够在当天完成既定的工作内容，就要求我们对排进来的工作任务有2个要求：
一是安排的工作内容，要有必须完成的和可以延后的进行搭配，这样遇到突发情况的时候，优先保证必须完成的事项。
二是因为时间有限，所以安排进来的工作是最重要的事情，这要求你对事情的轻重缓急有清醒的认识，我们每个季度设置的OKR就是在宏观层面帮助团队成员界定任务的轻重缓急。
番茄工作法是为了聚焦精力进入工作，适应一段时间养成习惯后，不开番茄也可以，工具不是必须，完成任务才是最终目的。
（2）接到新任务要先分类再处理
在工作中，每天会有不在安排中的新任务会需要处理，对于这种打扰要承认，这是不可避免的一件事，所以要去思考如何在尽量不打扰今日工作安排的情况下，来接受新任务。
GTD的方法就是先分类再处理：接到不在安排中的新任务时，5分钟内能处理完的直接处理掉；如果是今天要开始或解决的，重新排定今日日历，给这个任务分配时间；如果是可以延后的，仅放GTD收件箱中，等到晚上再安排。
（3）每晚回顾、安排明日工作
每个工作日晚上，我会做3件事来结束今日的工作。
第一就是回顾今日的日程表，没有完成的继续延期、拆解、舍弃。
第二是清理收件箱。经过一天，收件箱中会有新增任务，我们要及时对任务收件箱的任务进行拆分排期，如果这个任务需要几天才能做完，或者有需要别人的配合，那这个任务就是一个项目，对于项目要分拆具体可执行的。
任务拆解我再举一个例子-如何学习某个具体技能，这个例子不是我自己总结的，我是看到别人的经验之后拿过来用的。链接为：https://kenengba.com/post/3569.html
这里有一点要大家注意，不要沉迷于拆解中，不要拆解的过于细，只要到可以执行做的步骤就可以了。
第三是对安排的工作内容进行校准、排期。
这个跟周日的差不多，但是在具体的工作日的时候，可能会增加新任务、新会议，挤掉原本属于自己的时间，对于优先级高的任务和会议，还是优先给到时间排期。
及时更新自己的日历，被安排新任务时，打开日历表，就可以知道新任务我大概可以完成的时间是什么时候，避免因为乱承诺，在时间节点无法给到交付物的情况。另外当有重要的事情插进来，影响了原先承诺的交付物产出时间时，要第一时间跟交付人沟通情况。
工作日流程-日历校准
对于我来说，比较重要的是下面两点：
确认的会议要尽早安排并通知，越提前越好，比如项目流程中各种会；
承诺的交付时间是我感知别人工作进度很重要的一点，承诺的时间要再精准一些，有变动的时候一定要及时沟通。
结尾
以上就是我使用GTD来安排工作的大体流程，在生活方面会更加复杂一些，但是本质思想还是一样的。
GTD工具口碑比较好的是Omnifoucus和Things，国内也有滴答清单可以使用。不想折腾的就直接选Omnifoucus。
对GTD感兴趣的同学，有问题或者建议，欢迎相互交流学习。
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